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这把钥匙该不该借

这把钥匙该不该借

新闻来源:总经办  作者:   发布时间:2017/1/3 10:52:47   阅读次数:441 次

相关法规政策

《钥匙管理规定》

1.0目的

对钥匙进行有效的规范管理

2.0适用管理

适用于本公司内部的钥匙管理

3.0相关说明

4.0职责

4.1工程主任/主任:负责与施工单位钥匙移交的确认,并与住户中心做好移交手续。

4.2住房中心主任/主管:负责与工程部钥匙移交的确认,并对钥匙的保管进行定期检查。

4.3工程人员:负责对钥匙的单位、数量、编号及适用性进行逐一确认。

4.4物业助理:负责对移交的钥匙单位、数量、编号及适用性进行逐一确认,并做好钥匙的标识与借用登记。

5.0内容

5.1移交钥匙

5.1.1分包单位施工完工后与工程部人员进行钥匙移交手续,工程人员需对分包单位移交的钥匙进行逐一核对,对移交钥匙的单位编号、数量及适用性进行确认。

5.1.2工程部“验收小组”组长/工程员在门锁验收工作完毕后,按《钥匙验收记录表》要求记录合格的单位编号和数量,并要求施工队交匙人签名确认,然后将钥匙联同对应表格移交给住户中心。

5.1.3物业助理根据《钥匙验收记录表》核对工程部“验收小组”交来的钥匙,当实际接收钥匙数目与《钥匙验收记录表》“数量”项相符时,应在“签收确认”项标“”。否则,应将实际情况在“备注”栏注明。核对完毕,应在《钥匙验收记录表》签名确认。

5.2钥匙整理与保管

5.2.1物业助理应标清钥匙单位编码并整齐有序地放置在钥匙柜中,并在钥匙柜贴上示签,加以注明。

5.2.2业主/住户委托保管钥匙时,物业助理应在《业主托存/移交钥匙登记表》和上作相应记录,并将钥匙按单位编号整齐有序地放置在钥匙柜中,业主/住户前来领取钥匙时,物助理凭“住房证”和“业主身份证”移交钥匙给业主。同时,应在《业主托存/移交钥匙登记表》中标注移交日期,请业主签名确认。并在《托存钥匙日期登记表》中取消该单位钥匙托存日期。在无任何证件证明索匙者为钥匙所属单位的业主或合法住户时,物业助理不得将钥匙转交。

5.2.3住户中心主任/主管应安排专人定期对钥匙柜内的标签和钥匙单位编号进行检查,如发现标签、编号脱落或模糊不清时,应及时更新改进。

5.3钥匙借用与归还

当公司员工或其他施工单位因公事要求外借钥匙时,物业助理应检查借匙人的工作证,并由借匙人签名确认。

5.3.1花园管理区、工程部、绿化部、经营部、售楼部借匙情况分别按《  部门借钥匙登记表》要求填写日期、钥匙编号、数量、借匙人;

5.3.2对于其他施工单位借钥匙情况应由工程人员代借,并在《其他部门长期借钥匙登记表》中签字确认;

5.3.3对于未入住单位的业主的借匙情况应由售楼人员代借,并在《业主借匙登记表》中签字确认。

5.3.4办理钥匙退手续时,物业助理应在核对钥匙数量后,在对应的登记表中标注钥匙退还日期,并在“接收人”一栏签名确认,然后,按钥匙单位编码整齐有序地放置在钥匙柜内。

5.3.5住户中心主任/主管应安排物业助理根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况,发现借期超过一星期不还钥匙者,应填写《钥匙催还单》发送到借钥匙部门催还。

5.4钥匙的损坏或丢失

5.4.1当接到丢失或损坏的钥匙时,物业助理应按《钥匙管理备忘录》要求记录事件经过,并报告住户中心主任/主管。住户中心主任/主管与业主联系,征得业主同意后,采取补配钥匙或换锁措施,确保遗失钥匙单位的安全,住户服务中心将处理结果记录在《钥匙管理备忘录》。

5.5所有与钥匙管理有关的记录就归档保存两年。

6.0相关文件

 文件编号

 文件名称

   

   7.0质量记录

记录编号

 记录表格

 

 《钥匙验收记录表》

 

 《业主托存/移交钥匙登记表》

 

 《托存钥匙日期登记表》

 

    部门借钥匙登记表》

 

 《其他部门长期借钥匙登记表》

 

 《业主借钥匙登记表》

 

 《钥匙催还单》

 

 《钥匙管理备忘录》

    8.0修改记录

 日期

 版本

 修改人

 修改原因

       
 《紧急备份钥匙管理规定》

    1 目的

    为保障大厦及各公司安全和一旦发生紧急突发事件时,把损失减少到最低程度。

    2 范围

    适用于本项目管理辖区所有人员

    3 职责

    3.1保安部中控室值班人员收取备份钥匙,并在《钥匙接收单》、《紧急备份钥匙使用记录》上做好记录。

    3.2保安部经理负责备份钥匙使用的批准。

    4 程序

    4.1保安部备存各公司办公区大门钥匙,由保安部中控室值班人员收取,双方签字盖章封存,以备发生紧急情况时使用。

    4.2备份钥匙只在发生紧急情况时使用(如火灾、火情、火警、跑水、漏电或有异味等可能造成灾害事故的征兆)。

    4.3白天须保安部经理批准后方可使用;夜间及非正常办公时间(指节假日等)须经值班经理批准后方可使用。

    4.4使用紧急备份钥匙时,由批准使用人及时通知该公司负责人到场。

    4.5各公司备用钥匙存放在保安部中控室的钥匙储存柜中。

    4.6设立专用登记本,每使用一次须严格登记,使用后的封存执行4.1

    4.7各公司如更换门锁或加锁,须及时到保安部办理封存手续,否则,当发生紧急情况时,现场处置人员有权依据法律采取紧急避险措施,由此造成的损失由该公司自行承担。

    4.8特殊情况可由总经理文字批示。

    5 监督执行

    保安部经理。

    解决办法

    钥匙在物业管理中不是一个普通的物件,它所代表的是物业的所有权,因此,在物业管理服务实践中,必须要高度重视对钥匙的管理,否则,就会带来财产的损失或管理的混乱。

    针对本案例,业主所提出的借用钥匙的理由,物业管理人员不能一个“不能借”就简单处理。而是应该在了解业主真实想法的基础上,向业主详细地介绍业主入住流程及相关规定,介绍公司钥匙管理规定,向业主说明不能随便借出钥匙,正是为了维护业主权利和保护业主财产的需要,请求业主的理解。同时要请示主管并告之业主的实际困难,在取得主管同意的前提下,仔细查验业主购房的相关资料,证实其业主身份,请业主填写文字说明材料并签字后,陪同业主前往开门,待业主搬运完建材后,当业主面将门锁好,将钥匙带回物业管理处收好。

    本案例中,由于物业管理人员没能按照管理要求妥善处理,而是草率地将钥匙借给了这位不讲信用的业主,给该物业管理处带来了很多不必要的麻烦,最后,物业管理处通过努力,妥善解决了问题,违章借钥匙的员工受到了严肃处罚。